Uma gestão transparente sempre foi, e sempre será, peça-chave para o êxito de todos os tipos de parcerias que envolvem o dia a dia dos condomínios.
Um tema importante já que estamos falando de uma relação que inclui todos os moradores, ou seja, aqueles que pagam as contas e anseiam por um trabalho bem realizado por parte da administração e do síndico.
De acordo com o Código Civil, a correta prestação de contas é, inclusive, obrigatória nos condomínios e deve ser feita, no mínimo, anualmente ou a qualquer tempo quando exigida.
Para atender a essa premissa, é essencial que todo condomínio conte com uma administração transparente para, principalmente, transmitir a confiança necessária para cada morador.
Dentre as muitas responsabilidades de uma administração que preza por esse modelo de conduta, é possível citar, além da apresentação de contas/despesas detalhadas, a transparência no processo de contratação de prestadores de serviços.
Afinal, a administradora é contratada para fazer o melhor uso do dinheiro de todos e, por isso, deve prevalecer a ética nas relações em favor do que trará benefícios para o “todo”.
Dicas práticas: transparência em ação
Para que a gestão dos gastos de um condomínio siga pelo mais eficiente e correto caminho, principalmente em relação à contratação de serviços, algumas práticas são essenciais e não podem ser perdidas de vista por quem se dedica a estar distante de atos ilegais que hoje são, infelizmente, amplamente difundidos, afinal, sempre é bom lembrar: você não é todo mundo! Confira!
1 – Cotação e análise de orçamentos
Buscar no mercado pelo menos três opções de fornecedores é regra básica para conhecer melhor o prestador de serviço e, claro, para fazer uma comparação justa quanto aos orçamentos apresentados. Mais do que avaliar quem cobra menos, é importante analisar o serviço apresentado pelas empresas antes de fechar um contrato para escolher qual melhor atende às necessidades do condomínio. Essa prática também evita o favorecimento de uma empresa em detrimento de outra por indicação, por exemplo, o que nem sempre é o melhor caminho a ser adotado.
2 – Informações para todo morador
Compartilhar as informações sobre o processo de contratação de um prestador de serviço com os moradores é uma atitude que cresce cada vez mais como forma de garantir um processo transparente. Para isso, é indicado contar com os mais tradicionais recursos, como colocar informativos no elevador e quadros de avisos, e com a tecnologia que favorece a disseminação das informações como, por exemplo, o uso de mensagens via WhatsApp ou outros tipos de plataformas on-line de comunicação. Desta forma, o morador pode acompanhar os processos, bem como as especificações dos serviços adquiridos, assim como sua efetiva aplicação no dia a dia.
3 – Reunião do Conselho aberta a todos
Viver em condomínio é sinônimo de viver em constante estado de democracia. É como uma microcidade, onde se deve compartilhar serviços e áreas comuns, mas que, também, abre espaço para o respeito à privacidade e individualidade de cada um. Neste sentido, incentivar a participação de todos os moradores nas discussões dos temas do condomínio é muito salutar. Desta forma, o síndico promove o debate de ideias e pontos de vistas diferentes em prol das melhores condutas e projetos. Neste sentido, é importante divulgar as datas das reuniões do Conselho, por exemplo, para incentivar a participação dos moradores.
4 – Balancete apresentado no boleto
Uma das práticas seguidas por muitas administradoras hoje em dia é a apresentação do balanço das despesas do mês no boleto de pagamento do condomínio. É um recurso eficiente, mas que merece atenção quando o envio desse documento é feito por e-mail, pois nem sempre o morador presta atenção ou, às vezes, não usa e-mail. Por isso, o envio do balanço impresso também deve ser avaliado pela administradora. É também indicado que todos os documentos relacionados às contratações feitas pelo condomínio estejam disponíveis nos arquivos da administração a qualquer hora. Assim, todo e qualquer morador terá acesso à consulta caso tenha dúvidas.
5 – O papel essencial do síndico
É inegável a dimensão do papel do síndico diante da necessidade de transparência das informações do condomínio, pois se trata do representante legal do condomínio, a principal referência para os moradores. Portanto, quando o síndico está disposto a conversar e sanar as dúvidas dos moradores e, mais, quando ele mostra na prática os conceitos éticos aplicados à sua gestão, o condomínio tende a ter um diálogo mais transparente e uma conduta irrepreensível, distante de atitudes que fogem do correto. Ter disponibilidade, portanto, de tempos em tempos para falar com os condôminos é primordial. Mas, caso o síndico não tenha condições de fazer isso presencialmente, é possível também estabelecer um canal de atendimento on-line que pode ser, por exemplo, um e-mail oficial do síndico.
Muitos condomínios também têm hoje em dia um código de ética criado para o síndico e também para a empresa que faz a administração, estabelecendo as obrigações e limites nas condutas adotadas. Caso o seu não tenha, ainda está em tempo! Fica aqui a dica para que esse assunto esteja na pauta da próxima assembleia e/ou reunião.#vocênãoétodomundo